仕事の効率化で作業効率を〝劇的にアップ〝させる6つのテクニックとは?


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こんにちは、でっちんです。

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でヤロウは馬鹿野郎

という言葉は一度は聞いたことがあって、その通りだな‥とは気づいている・・。

でも、どうしても面倒な事を後回しにすることが多く、、後で必ずと言っていいほど後悔をしている。という方も多いのではないでしょうか?

 

これ、例えば会社でも、報告しにくい上司だから報告は後でいいかな、、、メールの返信は後にしよう。。

とか、面倒なことを後回しにしちゃうことってありますよね?

 

話が通じない客に、うまが合わない上司や同僚だと出来るだけ接触を控えたいと思うのが普通ですし。

細かい話だと、勤務表を出さないといけない日があるのを後回しにしていて忘れちゃったり。

 

実はこうした”後回しにしちゃう癖”があると、仕事の効率が著しく低下することになるんです。

 

当然ですが、普段のアフィリエイトでも一緒で、面倒な事を後回しにすればするほど作業の効率が低下してしまい成果が出るまでに時間が掛かってしまうモノ。

 

  • 画像を後で貼ろうと思っていたが、、、
  • アフィリエイトリンクを後で設置しようと、、
  • 問い合わせメールへの返信は後で良いかな、、

 

この後回しにするという行為は、結果としてタスクを貯めていくことにつながります。

タスクが溜まると、作業漏れにも多くなり、作業効率は低下するし良いことは1つもありません。

 

この記事では、タスク管理や仕事を効率化して作業効率をアップさせる方法についてご紹介したいと思います。

ご紹介する6つのテクニックを仕事に取り入れるだけで、作業効率が劇的にアップするはずなので、ぜひ取り入れてみてください!

 

本業は激務のサラリーマン(管理職)でありながら、副業としてブログアフィリエイト+情報発信で月に100万円以上を安定して稼ぎ続けている仕事効率化のテクニックとなりますので、あなたの参考になれば幸いです。

 

仕事を効率化させる6つのテクニック

効率化①:アプリや付箋にメモる

あれやらなきゃなぁ〜って後回しにしたことを、ふとした瞬間に思い出すってことも多いですよね。(特に、作業中に思い出すことが多い)

脳は僕たちが想像できないような能力を秘めています。それは処理速度も一緒で、後回しにしたことを思い出すのも仕方のないこと。

例えば、本業で客先からのメールが届いていて、優先度は高くないけど返信しないといけないが、これを後回しいしたとします。

で、優先度が高いプレゼン資料を作成している時に、ふとメールを返信しなければいけないことを思い出す。

同じ仕事のくくりの中にあるタスクを思い出してしまうのは、仕方のないことなのです。

「忘れないようにしなくちゃ」って後回しにする時に思うことで脳はそれを記憶しています。その記憶を呼び起こすタイミングが、プレゼン資料を作成している時だっただけ。

これはもう仕方のないことなので、思い出すことを止めるのではなくて、頭の中からタスクを出してしまうのがおすすめです。

その方法は簡単で、何か思いついたり、思い出した時は机の上に置いておいた付箋にメモを取ります。で、メモを取ったら一旦忘れるというルールを決めておく。

メモを取っておけば、後で見れば思い出すので、頭の中から一旦消すことは容易いです。

これがメモをしないと、忘れちゃやだなぁーとか考えている状態になるので、いつまでたっても頭から消えない。

そうすると、せっかく他の作業で集中していたのに集中力が途切れてしまいます

ですから、一旦頭の中から消え去ることがかなり重要。

これをするだけでもかなり集中力が増しますよ。集中力が高くなれば当然作業効率もアップします。

付箋には、パソコンのデスクトップに貼る無料ツールもありますし、スマホのアプリにも存在しています。

これらのツールを使い、頭に思い浮かんだことを一旦メモしてアウトプットしてしまう。この癖をつけましょう。

ワンポイント
仕事以外でも、常にメモをとれる状態にしておくことが大切です。

なぜなら、アイディアはいつなんどき降り注いでくるか分からないからです。僕の場合、通勤電車の中で新しい閃きがあることがとても多いので、スマホのメモ帳にすぐメモを取るようにしています。

ブログの新しいネタだったり、新しい講座のコンセプトだったり、、色々なことが思いついた瞬間にメモを取ることが大切です。

僕たちの脳は非常に賢く、色々な閃きはあるのですが、それを覚えておくことは容易ではありません。というか基本すぐに忘れてしまうもの。

だからこそ、すぐにメモを取る癖をつけておけば、後で見返すこともできます。その閃きを使うも使わないも自由にできますが、忘れてしまえば使うこともできませんからね。

 

効率化②:1日の作業を決めておく

本業では細かいスケジュール管理をしているのに、アフィリエイトになるとざっくりスケジュールで作業をしている。

という方がかなり多いですが、これは絶対にNGです。

人間は弱い生き物、これは脳が賢いのと一緒で、誰しもに言える特徴の1つです。

その日にやる作業が明確になっていないと、まず何をするべきか?から考えて、思いついたとしても、それをやるための準備にも時間がかかる。

さらに、それが優先順位が高いのかわからない状態だから、モチベーションもイマイチ上がらない。結果として作業効率が低下していきます。

だから、その日に何をするべきか?は、作業をする前に分かっておくことが重要。

そのために必要なのが、細かいスケジュールを立てておくこと。

この後に説明するタスクの洗い出しや、優先順位付けをする際に、数ヶ月先まで、細かいスケジュールを立てておくことが大切です。

少しだけ面倒な作業ですが、日々の作業を効率化するためには重要なことなので、実践することをおすすめします。

ワンポイント
毎日の作業を決めておくといっても、基本的なルーティーンは同じものにしましょう。

毎日の作業を細かく決めていくのはちょっと無理があるので、ざっくりでいいので、その日にやるべき作業がわかっている状態にしておけば良いです。

例えば、毎日ブログ記事を1記事投稿、明日のキーワード選定・見出しの設定は行うとかですね。3ヶ月で100記事という中期的な目標を立てたのであれば、1日に達成しなければいけない数値が導き出せますよね。

 

効率化③タスクの棚卸と優先順位付け

タスクの整理ができていない状態だと、あれもやらなきゃ、これもやらなきゃ、、とどんどん頭の中にやらなきゃいけないことが思い浮かんで、1つのことに集中することができません。

タスクは日々増減するもの。だからこそ、タスクの棚卸をするのは必須の作業だと言えます。

タスクの優先順位をつけた上でスケジュールを定期的に見直す、タスクを定期的に棚卸をしましょう。

そうすれば余計なことを考えて、無駄にエネルギー値を消費しないで済みます。

優先順位をつけるという意味だと、重要度、緊急度の考え方を持っておいた方が良いですね。

  • 「重要度→高、緊急度→高」
  • 「重要度→高、緊急度→低」
  • 「重要度→低、緊急度→高」
  • 「重要度→低、緊急度→低」

タスクを洗い出したら、以下の4つに割り振ります。

重要度とは、やらなくても問題がすぐに起こるタスクではないけど、長期的な視点が考えた時に影響がでてくるもの。(例えば、無料レポートの作成や、新規コンテンツの作成など)

緊急度とは重大で早急に対応しなければいけないもの。(記事の作成や停止が決まったアフィリエイト広告の張り替えなど)

基本的に緊急度が高いタスクを優先しがちですが(それが間違いではない)、重要度が高いタスクの優先度を高くする癖をつけたほうがいいですね。

なぜなら、重要度が高い案件は、長期的な視点で考えた時に仕事に影響を及ぼす可能性が高いから。

特にネットビジネスの場合は、資産化するための作業(ステップメール作成、コンテンツ作成など)は、すぐには結果につながらないけど、資産となるコンテンツのため、どうしても目先のお金を稼ぐ作業を優先してしまうもの。

でも、結局は重要度が高い作業を優先して進めたほうが長期的に見た時に絶対に”得”をすることになります。

 

効率化④:作業する時間帯の調整

次に意識したい仕事の効率化テクニックは、作業をする時間帯について。

仕事の内容(作業内容)によって向いている時間帯、向かいあ時間帯があることを理解しておきましょう。

あなたも、少しだけ思い出して見てください。

会社から疲れて帰った後、晩御飯を食べて少しだけ晩酌。

お風呂に入った後に作業をしようと思ったけど、、やる気が起きずに「明日から頑張ろう。」と無意味な決意??をして眠りについた、という経験がありませんか?

これ僕にも経験があるのですが(しかも何度もwww)、理由ははっきりと分かっています。それは。

『エネルギー値が切れている状態』

だから。僕たちが生きていく上で、全ての行動にはエネルギーが必要です。それこそ、歩くのにも、息をするにも。当然、考えたり、ブログの記事を書くのも、勉強をするのにもエネルギーが減っていきます。

1日の生活を送る中で、タンクに溜まっているエネルギーを徐々に消費しながら生活をしているんですね。

ロールプレイングゲームのHPをイメージしてもらえたらと思います。

で、そのエネルギー値は、寝起きが一番高い状態。何故なら、エネルギー値を貯めるには睡眠が最も適しているからです。

だから、朝は一番エネルギーが溜まっているので、一番効率的に脳が行動できる状態です。

一度やって見るとわかりますが、疲れ切った夜に書くブログ記事と、質の良い睡眠を取った直後の朝に書くブログ記事では、作業時間も品質も全く違うものになります。

当然、睡眠後の方が作業時間も短く、品質の良い記事になります。

ですから、クリエイティブな作業(記事作成、メルマガ作成、コンテンツ作成)などは、できる限り朝にやった方が良いです。

夜眠い目をこすりながら作業するならスッパリ寝ちゃって、朝少しだけ早く起きて作業する。

これが、仕事の効率化を劇的にアップするのテクニックの1つです。

逆に、頭を使わない作業(資料の整理など)は、夜寝る前でも問題ないでしょう。

本業であれば、いつもより1時間早く出社して、大事な仕事を終わらせておく。信じられないほど作業効率が上がりタスクをこなせるはずですよ。しかも、朝一なら人も少なく仕事の邪魔をされる事も少なくて済みますからね。

 

効率化⑤:リミットを決める

先ほどの朝起きてクリエイティブな作業(記事作成など)を行うのが仕事の効率化(作業効率アップ)に繋がるのは、エネルギー値が高い以外にも理由があります。その理由とは、、

リミットが決まっている

からです。

本業がある場合、出社時間までの時間しか作業ができないため、終わり(期限)が決まっていますよね?

そうすると、その限られた時間の中でどうすれば効率的にタスクをこなせるか?を脳が考えて行動してくれるようになります。

しかも、朝はエネルギー値が高い状態なので、脳の回転速度がより早い状態。

しかし、夜は作業時間が多くあると勘違いしてしまうため、作業時間の期限を決めずにダラダラ作業を続けてしまいがち。(実際問題として、徹夜すれば次の日の出社時間までかなり多くの時間があります。)

ですが、これこそが仕事の効率化を著しく低下させている要因の1つです。

まず、覚えておいて欲しいのは「人間の集中力は50分程度が限界」だということ。(鍛えればもっと上げることが出来ますが、通常はこれくらい。)

ちょっと思い出してみてください。小学校や中学校の授業って、何分間でしたか?おそらく、40分とか50分でしたよね?

あれにもちゃんと意味があって、人間の集中力が継続できる時間に設定されているんですよ。

50分勉強したら5分とか10分の休憩がありますが、あれも集中力を持続させるにはとても大切なこと。

一旦脳を休ませることで、また集中力が戻ってきます。

だから、僕たちの仕事でも本来は50分区切りとかで仕事をした方がパフォーマンスは発揮できるのです。が、何故か会社では昼休憩以外は休み時間が無いのが普通です。

不思議でなりません、、、だって、そんな長時間集中力なんて持たないんですよ?(大人になったからといって、集中できる時間が劇的にアップするわけではありません。)

ダラダラやったって、効率が悪く品質も悪いので良いことなんて1つもありません。

そして、時間を区切るのには、もう1つの効果があります。それは、期限を決める事で行動量が劇的にアップするというもの。

人間の脳は、期限が切られるとリミットまでに与えられた作業を終わらせるため最善を尽くそうとします。

要するに、余計な情報をシャットアウトして、ゴールまでの最短距離を進もうとしてくれるわけです。

正に、作業の効率化を脳がやってくれます。

そこでおすすめなのが、タイマーなどで自分が集中していられる時間を区切ること。その時間内で集中して作業をこなした方が絶対に高パフォーマンスを発揮できるはず。

このテクニックも、あなたが想像している以上に効果を実感でいるので、すぐに取り入れてみて下さいね。

 

効率化⑥:後でやろうは・・

新しいタスクが増える、というのは仕方ないこと。特に、作業時間を調整して、エネルギー値が溜まってある時間帯にしたらますます脳がフル回転しているので、色々なアイディアも浮かんできます。

だからこそ、その日のうちに終わらせておくべきタスクは必ず終わらせる。そして、余裕があれば前倒しで終わらせるのがおススメです。

特に、頭を使わなくても出来ること、メールの返信だったり、キーワードの洗い出し、収支計算やアフィリエイト広告の設置などなど、細かいタスクは夜エネルギー値が低い状態の時に出来るだけ多く終わらせちゃいましょう。

「後でいいや」「明日から本気だそう」って考え方は基本的にダメ。

いくら仕事の効率化を図っても、タスクがどんどん溜まっていくと、それだけエネルギー値を無駄に消費してしまいます。

細かくていつでも簡単にできちゃう作業こそ、その日に終わらせちゃう。これが仕事の効率化に繋がりますよ。

 

まとめ

今回の記事では『仕事の効率化で作業効率を〝劇的にアップ〝させる6つの習慣』というテーマでお届けしました。

仕事(作業)の効率化ができれば、限られた時間の中で高パフォーマンスを発揮できます。

そうすれば、定時間で与えられた仕事をこなして無駄な残業をする必要も無くなりますし、アフィリエイトの作業も効率的に行うことができます。

ご紹介した6つの仕事効率化テクニックは、僕が実際に行っているものだけを厳選しました。

あなたが普段の仕事で取り入れれば、今日からその効果を実感できますよ。しかも、劇的に効率化して驚くはずです。

ぜひ、騙されたと思って試してみてくださいね!

 

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