作業を効率化させる7つの絶対ルール!時間を増やす裏ワザとは?


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  • 自分はなんで効率が悪いんだ・・・
  • 昔から無駄なことばっかりやっている・・・
  • 作業するはずが気づいたらオナニーをしていることが多い・・・

 

という悩みを抱えている方も多いと思います。

 

やらないといけないことは分かっている。

やるべきことも分かっているけど、目標を達成できない。

 

作業を効率化して時間を有効活用したい!とも。

 

または・・・

「効率的に作業できるのって、才能なんでしょう?」

と諦めているかも知れませんね。僕が昔思っていたように。

 

ですが、それは完全に間違った考え方です。

作業を効率化するのに才能なんて全く必要ありません。

効率化のルールを知っているかどうか、作業効率化のコツを取り入れているかどうかだけなのであります。

 

ですから、この記事では『作業を効率化させる7つの絶対ルール!時間を増やす裏ワザとは?』というテーマでお伝えします。

 

記事の中では、限られた作業時間を増やす(増幅)させる究極の作業効率化についてもお話しています!

 

作業を効率化する7つの絶対ルールとは?

1.スケジュールを立てる

作業効率を最大化するときに一番重要なことは、作業に集中できる環境を整えることです。

アメリカの大学でこんな衝撃的な研究結果が発表されました。その結果とは「人は1日に1時間は最低でも探し物をしている」ということです。

 

あなたもこんな経験がありませんか?

仕事を始めようと思ったけど、今日は何をやるのか忘れてしまった・・なのでスケジュール一覧を見ようと思ったけど・・どこにあるのか分からなくて探し回っていたら15分が経過していた。

 

アフィリエイトの作業を始める時でも、今日は何をやろうか考えたり、運営しているブログを管理しているExcelがデスクトップに貼り付けてあるけど・・Excelがたくさん貼り付けてあって探すのに時間がかかる・・。と言った経験が。

 

こういった”無駄に調べる時間”、”無駄に考える時間”を可能なかぎり排除することが、作業を効率化する上で最も大切なポイントの一つです。

 

そして、調べる時間や考える時間を排除するのに必要な作業こそ、スケジュールを立てるということ。

スケジュールを立てる時に意識したいのが、大日程、中日程、小日程をそれぞれ立てることです。

 

大日程はその名の通り、年間やもっと大きなスケジュール。中日程は半年や月毎のスケジュール。

そして、今回のポイントが小日程である日々のスケジューリングを作成するものです。

 

要するに、その日に何をするべきなのか?と言うのを事前にスケジュール化しておくのです。

そうすれば、今日は何をやるんだっけ・・?と言った無駄な考えでエネルギーを無駄に消費しなくて済みます。

(エネルギーの件については後ほど詳しくお伝えします。)

 

2.スケジュールを見直す

日々のスケジュールを立てることも大切なのですが、そのスケジュールを見直す癖もつけておきましょう。

例えばですが、どんなに優れたメンバーがそろったプロジェクトであっても、スケジュール通りにスタートから完了までいくのは稀(まれ)。

 

イレギュラーが発生して遅れが出たり、時には前倒しに進むことも。

そんな時に大事なのがリスケ(リ・スケジューリング)です。要するに、スケジュールの立て直しをするのです。

 

なぜスケジュールの見直しが必要なのかというと、スケジュールに追われて焦ってしまうことを避けるためです。

遅れたスケジュールを取り戻そうと焦っていると、人は冷静な判断が出来ずに余計なことを考えて作業効率が悪くなってしまうのです。

 

だから、定期的にスケジュールを見直しておくことがとても大切なのです。

 

会社なら上司やプロジェクトリーダーがスケジュール調整をやってくれますが、個人事業主はそうもいきません。

全て自分で管理していかなければいけないのです。

 

このスケジュール管理は少し面倒に感じてやらない方が結構いますが、絶対にやった方が良いです。

やるのとやらないのでは、作業効率が2倍以上違ってくるというケースも少なくありませんから、まずは全体スケジュールを立てて詳細なスケジュールに落とし込む。という事をやってみてくださいね。

 

3.未来投資思考の考え方

スケジューリングを行う上で大切なのが作業に優先順位をつけること。

スケジュールを洗い出してみると分かるのですが、あれやこれやとやるべきことが多すぎてビックリするはずです。

 

その上で、日々の作業割り振りを行うのですが、全ての優先度を高くしてしまうとパンクしてしまいます。

だからこそ、優先度をつけて作業を割り振りをしていきます。

 

作業に優先度をつける考え方で有名なのが、緊急度と重要度を組み合わせて考えること。

  1. 緊急で重要
  2. 重要だが緊急ではない
  3. 緊急だが重要ではない
  4. 緊急でも重要でもない

この4つに優先度をつけて考えるのです。

確かに、これでもかなりいい感じで作業に優先度をつけることができると思います。

 

が、僕が推奨しているのがこれに”未来投資”の考え方を取り入れる方法。

未来投資では、未来の自分に対して投資をしている作業かどうか?という考え方で作業の優先度をつけます。

 

例えば、今現在僕が未来投資としてやるべきことは、新しい講座のコンテンツやメルマガを作ることなのですが、これは短期的に見た時に緊急性はありません。

要するに、これをやらなくても直近の報酬には直結しないのです。

 

それよりも、アフィリエイトブログに記事を入れた方が直近では稼ぐことができます。

しかし、未来を考えた時には逆転します。

 

確かに、ブログが稼ぎ続けてくれることには変わりません。

でも、新しい講座を作り、それを多くの人に広めた方がレバレッジが効きます。(しかも、それを自動ができれば尚良しです。)

 

それ以外にも、日々のメルマガやLINE@で情報を発信して読者との関係を築くことも僕的にはかなり大切。

  1. ブログの記事を投稿する → 緊急度高、重要度中
  2. メルマガやLINE@で情報を発信→緊急度低、重要度高
  3. 新しい講座の作成→緊急度低、重要度高

という感じなんです。

で、おそらく多くの人は緊急度が高い作業を自分でやろうとします。

 

だって、それが収入に直結するから(あくまでも直近の)。

でも、僕の場合は2、3の重要度を優先するのです。

何故なら、長期的な視点で考えた時にそのほうが収入的にも安定的にもよいから。

 

それにあと1点、”未来投資”の考え方を入れると。

  1. 新しい講座の作成→緊急度低、重要度高、未来投資高
  2. メルマガやLINE@で情報を発信→緊急度低、重要度高、未来投資中
  3. ブログの記事を投稿する → 緊急度高、重要度中、未来投資低

となるので、新しい講座の作成が最優先なわけです。

 

こうやって、未来に投資する作業かどうか?を視点に加えて作業工程の優先度をつけるのがおすすめ。

これで優先度が高い順に作業を割り振っていき、限られた時間を使っていくのです。

 

4.ケツに火をつけろ!!

限られた時間を最大限効率化するには、集中力が最大まで高まった状態で作業することが重要です。

それには、人間の脳の特性を理解する必要があります。

 

そもそも、人間の集中力が持続できる時間には限りがあるのです。

人にもよりますが、25分ー40分程度が一般的です。(鍛えることで多少伸ばすことは可能です。)

 

ですから、それ以上作業を継続しても効率はどんどん悪くなる一方。

ブログの記事なら品質がどんどん悪くなってあとあと修正に多くの時間を取られたり、細かい失敗をしてこれまた余計な時間がかかったり・・。

結果として良いことは一つもないのです。

 

そこでおすすめなのが、タイマーをつけて25分なら25分間だけ集中して作業する方法です。

25分が経過したら、中途半端でも作業を中断して5分程度休憩をとります。

  1. 25分作業
  2. 5分休憩
  3. 25分作業
  4. 5分休憩

これを繰り返していくのです。

 

取り入れてみるとびっくりすると思いますが、想像以上の効果を実感できますよ。

 

この方法がすぐれているのは、集中力が持続する時間で区切ること以外にもあります。

それは、期限を決めることで脳が効率的な働きをするようになるということ。

 

期限を決めずにダラダラと作業していると、集中力は持続しないし脳は効率的に動いてくれないのです。

しかし、25分という時間を区切ることで、その時間内で与えられた作業を完了させるためにどうすれば良いか?を無意識のうちに考えて行動できるようになります。(脳が勝手に)

 

ですから、25分でここまで記事を書き上げたいなーというふうに考えてからスタートすると、それができてしまうのです。

普段は2時間くらいかかっていた作業が25分で完了してしまった・・ということが普通に起こるのす。

 

僕は普段の通勤で有料特急を使っています。

片道500円払うことで座って移動できるので、作業をすることができるのです。

 

すると、その特急に乗っている時間がまさに30分くらいなので、その時間内でノルマを決めて作業します。

実はこの記事も特急に乗りながら書き上げたもの。1万文字をゆうに超えていますが、25分×3回、要するに75分で書き上げているんですね。

 

期限を決めずに書き始めたら到底無理ですが、期限を決めて作業することで可能となります。

嘘だと思っても、一度だけ試してみてください。本当に効果がすごすぎてビビりますから。

 

ただ一つだけ注意があります。

それは、やるべき作業を明確化しておかなければダメだということです。

 

せっかく期限を決めても、やることが明確化していないと、、、あれ、今日は何をやるんだっけ??と探し物から始まってしまうので、無駄に時間を消費することに。

ですから、まずは日々のスケジューリングをしっかりとしておくことが大事なのであります。

 

5.時間を増やす魔法とは?

僕たちに与えられた時間は1日24時間です。

どんなに天才であっても、成功している人でも成功していない人でも神様が平等に与えたものです。

「何当たり前のこと言ってるんですか?」

 

という声が聞こえてきそうですが、その時間を増やす方法があると言ったら信じられますか?

そう、平等に与えられた時間をどうやって増幅させていくか、この考え方を持てるかどうかであなたの未来は激変するのです。

 

ここからは、僕が実際に取り入れている時間増幅テクニックの中から特に効果の高いものを厳選してご紹介します。

実は、これまでお伝えしてきた作業を効率化させるテクニックも時間を増幅させるテクニックの一つだったりします。

 

例えば、日々のスケジューリングをしっかり立てておき優先順位をつける件もそうです。

もし、スケジュールが立っていなければ、今日は何をしようかな・・・ネタ探しでもしようかな・・・っと、気づけばユーチューブを視聴していた。という経験があるのではないでしょうか?

 

だからこそ、その日やることを明確にしておく。

そうすれば、何をするんだっけ?と考えたり、無駄な探し物をすることにエネルギーを消費しなくて済みます。

 

エネルギーの件はこの後詳しく解説するのですが、人間はHPとも呼べるエネルギーの量がいとそれぞれ決まっています。

それをいかに効率的に作業へ転換できるかが作業を効率化するポイントの一つ。

 

無駄な探し物やインターネットサーフィンでエネルギーを無駄遣いせずに本来やるべき作業に1点集中する。

これが作業効率化を最大化するテクニックです。

 

ここからは、さらに時間を増幅させて作業を効率化するテクニックについて解説をしましょう。

 

断捨離

まず意識してほしいのが、無駄なものは省くこと。

断捨離や整理整頓がそれに該当します。

 

例えば、作業机の上や作業部屋が散らかり放題だったら、あなたは作業に集中できますか?

おそらくできないと思います。

 

作業部屋には可能な限り不要なものは置かない、これが鉄則なのです。

 

例えば僕の場合、作業机の上にはパソコンのディスプレイが2つのキーボード、付箋、ペン、小さい鏡しか置きません。

 

携帯もマナーモードに設定して机の中に閉まってしまうのです。

なぜなら、着信音やスマホのディスプレイが光ると集中力が途切れてしまうから。

 

タイマーをかけて作業時間を細かく区切るテクニックはお伝えしましたが、せっかく集中しているのにスマホの着信音で途切れたら批評にもったいないです。

 

一度途切れた集中力をもとに戻すのは相当エネルギーを消費します。

また、机の上に色々なものが散乱していると、どうしても作業中に目がいってしまうもの。

 

そうすると、スマホと同様に集中力が途切れてしまうわけです。

ですから、作業机の上には必要以上に物を置かない、ということを心がけてください。

 

ちなみに、鏡を置いている理由は休憩時間に自分の姿勢をチェックするためです。

僕たちデスクワーカーは、どうしても自然と猫背になり呼吸が浅くなる傾向にあります。

そうすると脳への酸素供給が足りずに思考力が低下してしまうのです。

 

ですから、5分休憩に入ったタイミングで自分の姿勢や表情を見直す。これも集中力を高める方法です。

 

また、部屋自体にも余計なものは置かない方が良いでしょう。

というか、作業部屋は作業しかしない部屋と決めて作業に必要なもの以外は置かないのが鉄則。

 

できれば寝室を作業部屋は分けた方がいいですね。

なぜなら、作業部屋にベットなどがあるだけでサボろうとする誘惑が発生するからです。

 

もしそれが無理なら、布団は毎日たたんでしまっておく、ベットなら作業している環境から見えない場所に置くなど工夫をしましょう。

 

いずれにしても、空間を綺麗に保ち、不要なものを排除するだけで作業効率が劇的にアップするので、結果として時間を増幅させていることになります。

あなたに与えられた1時間を探し物で終わらせるのか、効率的に記事を書き終わるのか、どちらが時間を効果的に使っているかは一目瞭然ですよね??

 

自動化できるものはないか?

与えられた時間を増幅させる方法としては作業の自動化を進めることが一番レバレッジが効く方法です。

自動化と聞くとシステムを導入するなどお金も時間もかかるイメージを持つ方が多いですが、簡単に自動化できるものが沢山あります。

 

ブックマーク

例えば、ブラウザで使えるブックマーク。これも立派な自動化の一つです。

いつも使っているサイトがあるとして、検索エンジンでツールの名前を入力して検索、そのサイトへたどり着くという手順を踏んだりしていませんか?

 

これをブックマークしておくだけば、手順の簡素化できますよね?

  1. ブラウザを開く
  2. 検索エンジンへ移動
  3. キーワードを入力して検索
  4. サイトのリンクをクリックして移動

この4つの作業が、

  1. ブラウザを開く
  2. ブックマークのリンクをクリックして移動

半分の2つになるわけです。

 

時間にすると10秒程度かもしれません。

でも、この作業が多ければ多いほど時間をロスしていることにつながるわけですから、ブックマークをしておくことで時間を増やすことに繋がるわけです。

 

ツール

効率化ツールを取り入れることは、時間を効率的に使う上で最も重要なことの一つです。

例えば、ブログアフィリエイトで虫眼鏡キーワードを抽出しようと思った時に、1つずつキーワードのリンクをクリックして最下位層までのキーワードを抜き出すのはとても時間がかかります。

 

そんな時に、グッドキーワードという無料ツールを使ったり、虫眼鏡キーワードを抽出してくれる有料のツールを使ってみたり。

たとえお金がかかったとしても、それで時間が大幅に短縮できるのであれば費用対効果は良いので投資すべきです。

 

時は金なりとよく言いますが、作業の効率化をして作業時間を確保できるのであれば、どんどんツールなどに投資していきましょう。

 

6.人に任せる

作業時間を確保するには、無駄なものを省くという考え方が大事だとお伝えしましたが、自分がやるべき作業を洗い出すことも大切な作業です。

  • この作業は自分しかできないのか?
  • 自分がやるべき作業はどれか?
  • 他の人でもできる作業はどれか?

を考えるのです。

 

そして、それを洗い出したら、他の人でもできる作業を任せてしまいしょう。

要するに、外注化を取り入れるということです。

「人を雇うなんて・・自分にはハードルが高いです・・」

という声をよく聞きますが、そんなことはありません。

 

社員を雇うのは少し大変ですが、クラウドソーシングを使えばネット上で完結しますし、面倒な報酬支払いも全てやってくれます。

ブログであれば記事を書いてくれる外注さんを雇うのが一般的。それ以外にも、細かいデータを収集したり、例えば外注さんを管理する外注さんを雇うとか、自分がやらなくてもできる作業はどんどん人に任せていきましょう。

 

外注環境を整えるのは時間がかかります。

ですが、それを整えてしまえば、自分の時間が確保できるので新しいことにチャレンジしたり、自由な時間を確保することができるようになるわけです。

 

7.エネルギーの無駄遣いを省く

作業を効率的に進める上においては「エネルギーの状態を意識する」ということが大切です。

 

ちょっと思い出してみてほしいのですが、残業をして夜遅く帰宅。

そのあとにブログ記事を更新するのって、かなり辛いですよね?「明日また頑張ろう・・」って言いながら寝てしまうと思います。

 

それはなんでか?と言うと、エネルギーが切れているからなんです。

 

体力をイメージしたほうがわかりやすいかもしれませんが、1日働けば体力が奪われますよね?

だから、夜寝て回復をさせるわけですが、その体力=エネルギーの量は人それぞれ決まっています。

 

体の中にエネルギータンクがあって、そのエネルギーを消費しながら1日を過ごす(生きていく)わけです。

で、人間が生きていく全ての行動でエネルギーは消費していくんですね。

  • 息をする
  • 食事をする
  • 消化する
  • 考える
  • 喜怒哀楽
  • 歩く
  • 走る

これら当たり前に行っていることでも、エエンルギーは消費しています。

 

そして、当然ですが仕事・作業を進めるにもエネルギーが必要で、頭を使う作業(クリエイティブな作業)であればあるほどエネルギーを消費するのです。

だからこそ、作業をするタイミングではエネルギー値が高いほうが効率的にできます。

 

脳に供給できるエネルギー値が高いほうが、より効率的に作業するように脳が無意識に働くことができるからです。

でも、先ほどのようにエネルギー値が切れた状態である夜遅くでは、クリエイティブな作業には向きません。

 

だってそうですよね?タンクにはエネルギーが残っていないんですから、記事の構成を考えたり、記事に書く本文をどう描くか?を考えることすらできません。

だから、テレビをみたり、晩酌をしたり、youtubeをみたり、エネルギーを消費しない快楽を求めてしまうわけです。

 

ここまでは宜しいでしょうか?

では、どうすればエネルギーを無駄に消費しないのかというと、答えは簡単で「エネルギーの無駄遣いをしない意識」を持つことです。

 

こうして、エネルギー値に関する情報を学ぶだけでもかなり意味がありますが、無駄遣いしない意識を持つとより効果を発揮します。

  • 息をする
  • 食事をする
  • 消化する
  • 考える
  • 喜怒哀楽
  • 歩く
  • 走る

これらでエネルギーを消費している、と意識するのです。

 

特に、怒ったり喧嘩をしたり、、はかなりエネルギー値を無駄遣いすることにつながります。

是非とも、意識してほしいなと思います。

 

さいごに

今回は作業を効率化させるテクニックをご紹介しましたが、参考になりましたか?

 

僕たちビジネスマン、特に自分でビジネスをやる人は孤独です。結局のところ起業家とは全てを自分自身で決定して行動しなければいけないのです。

だから、1分1秒たりとも無駄にはできないし、作業時間を効率的に使うこと作業の効率化を考えるのは必然です。

 

今回お伝えしたテクニックをまとめておきます。

  • 1.スケジュールを立てる
  • 2.スケジュールを見直す
  • 3.未来投資思考の考え方
  • 4.ケツに火をつけろ!!
  • 5.時間を増やす魔法とは?
  • 6.人に任せる
  • 7.エネルギーの無駄遣いを省く

どの方法も効果抜群なのですが、『1.スケジュールを立てる』ができていないとどれも効果を最大化できないので、まずはここから取り入れてみて欲しいなと思います。

 

少ない時間の中でやるべきことを終わらせるには作業を効率化するのが一番手っ取りばやいですからね。

 

今回は7つの作業効率化テクニックをご紹介したので、少し大変だな・・・と思われた方もいるかもしれません。

ただ、すぐに全てを取り入れる必要はないのです。

 

まずは1回全てを理解して少しずつ日々の作業に取り入れてみる。知っているか、知らないかでも作業の効率はかなり変わってきますから。

 

まずは、1つ目のスケジュール化をする。これから初めてみませんか?

あなたの時間が増幅して、最短で手に入れたい未来へ進んでいくことを願っています。

 

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2 件のコメント

  • すごく参考になりました・・・
    いきなりすみません。
    apaと申します。

    どれも理論的な内容をわかりやすい文章で書かれているのでスッと頭に入り込んできました。

    すごい文章力ですね。
    見習いたいくらいです・・・

    内容もスゴイ・・・
    スケジューリングをそこまで細分化して考えたことがなかったのですごく参考になりました。

    そして、ケツに火をつける。
    確かに考えてみれば僕も電車の中の時間とか、待ち合わせまでの限られた時間の方が集中して作業できていた記憶があります。

    そうした時間を意図的に作ることが大事なんですね。

    また、息をする、歩く、走る。
    こうした何気ない日常の動作に「エネルギーが使われている」という意識を持つこと。
    この大切さも身にしみました。

    たしかに。お金も時間も労力も掛けがねのない資産。
    これをどう、有効活用するかをしっかり考えないとならないと思いました。

    周りをクリーンに断捨離しながら今回の学びを活かしていきたいと思います。

    ありがとうございます。
    また楽しみに読ませていただきますね(^^)

    • apaさん、はじめまして。

      >すごく参考になりました・・・
      気持ちを込めて書いたので、
      伝わって嬉しいです。

      どれも実際に実践して
      効果抜群だったものばかりなので
      是非参考にしてみて下さい。

      ではまた!

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